Déménager une entreprise est une entreprise délicate pour tout chef d’entreprise. Outre la planification du déplacement des bureaux, l’aménagement des nouveaux locaux doit également être pris en compte. Il est crucial de prévoir et d’anticiper soigneusement le déménagement des bureaux de l’entreprise plusieurs mois à l’avance. De plus, les formalités relatives au déménagement de l’entreprise ne doivent pas être négligées, et toutes les mesures nécessaires doivent être prises pour garantir un transfert réussi dans les meilleures conditions possibles.

Quand déménager une entreprise ?

Les raisons pour lesquelles un dirigeant d’entreprise pourrait envisager de déplacer les bureaux de sa société sont variées telles que l’expansion de l’entreprise, la fusion avec une autre entreprise, les loyers trop élevés, les locaux inadaptés, une opportunité immobilière et bien d’autres encore. Le déménagement d’une entreprise est souvent un signe positif de croissance, de renommée accrue ou même de changement d’image de marque. Cependant, il est essentiel de planifier soigneusement cette opération pour éviter qu’elle n’affecte négativement les activités de la société ou le bien-être des employés.

Bien préparer à l’avance le déménagement

Lorsqu’on envisage de changer de locaux pour son entreprise, il est important de prendre en compte le temps de préparation nécessaire pour le déménagement. Ce délai varie en fonction du nombre de salariés dans l’entreprise. Il est important de prendre le temps nécessaire pour bien préparer le déménagement, en prévenant et préparant les salariés, en vérifiant que le déménagement n’aura pas d’impact trop important sur l’activité de l’entreprise, en choisissant les prestataires et les méthodes de déménagement les plus adaptées. Il ne faut pas oublier de prendre en compte également le délai de préavis pour les locaux actuels de l’entreprise. En prévoyant suffisamment de temps pour la préparation du déménagement, celui-ci pourra se dérouler dans les meilleures conditions possibles.

Les formalités pour déménager une entreprise

Préparez votre budget

Pour déménager une entreprise, il est important de préparer un budget conséquent. Différents éléments peuvent composer le prix total du déménagement de la société, tels que les frais relatifs au déménageur, le prix d’aménagement des nouveaux locaux, le coût du personnel que vous allez allouer au déménagement, l’achat de mobilier ou d’équipements, etc. Prévoyez également les frais futurs de vos nouveaux locaux : charges, frais d’entretien et de nettoyage, etc. Il est conseillé de comparer plusieurs devis de déménageurs d’entreprises et de bien comparer les services et prestations qu’ils proposent.

Posez votre préavis

Avant de déménager votre société, il est important de lire votre contrat de bail pour respecter le délai de préavis qui se situe en moyenne entre 3 et 6 mois. Partir sans respecter le délai de préavis peut vous exposer à des frais importants.

Planifiez votre déménagement d’entreprise

Il est recommandé de créer un calendrier des tâches pour votre déménagement afin de planifier chaque étape, en mettant en valeur les personnes impliquées (direction, chefs de service, salariés, déménageurs professionnels, etc.). L’idéal est de créer une équipe dédiée au déménagement, composée de salariés ou de chefs de service, dont la prise en charge du déménagement devient un projet à part.

Aménagez vos nouveaux locaux

Il est indispensable d’aménager les nouveaux locaux avant le jour du déménagement en prévoyant les éventuels travaux nécessaires tels que le changement des revêtements, la mise en place de cloisons, la pose de faux plafonds, la mise aux normes électriques, etc. Il est important de préparer les travaux bien en amont, car vous dépendez de la disponibilité des artisans. Avant de choisir une société de déménagement à Paris, ayez le réflexe de comparer plusieurs devis d’aménagement de bureaux.

Préparez vos salariés

Il est impossible de déménager sans prévenir les salariés à l’avance. Une campagne de communication interne doit être menée pour les informer et les rassurer. Les représentants du personnel doivent obligatoirement être informés du déménagement (c’est une obligation légale), et ce plusieurs mois avant la date du déménagement. Dans chaque service, au moins une personne doit être désignée pour faciliter le déplacement. Une équipe spéciale peut être dédiée au déménagement. Il faut prévoir que le personnel dédié à cette tâche soit rémunéré pour éviter tout malentendu.

En conclusion, le déménagement d’une entreprise est une opération qui nécessite une planification minutieuse et des formalités administratives à respecter pour garantir le succès de l’opération. Il est crucial de prendre le temps de bien préparer le déménagement, en impliquant les employés et en anticipant tous les coûts et frais liés à cette opération.

La préparation du budget, la gestion du préavis, la planification du déménagement et l’aménagement des nouveaux locaux sont des étapes essentielles à ne pas négliger. En impliquant une équipe dédiée et en communiquant efficacement avec les employés, un déménagement d’entreprise peut être réalisé en douceur, tout en minimisant les impacts négatifs sur l’activité de la société et le bien-être des salariés.